Как написать официальное письмо-объяснение

Как написать официальное письмо-объяснение

Как написать официальное письмо-объяснение : Несколько тысяч советов, которые сделают вашу жизнь проще.

Письмо-объяснение обычно требуется, когда нужно объяснить прошлое или будущее отсутствие в учреждении, как правило, в школе или колледже. Отсутствие на рабочем месте обычно не требует писем-объяснений, поскольку в большинстве кадровых политик предусмотрены правила для незапланированных отпусков и отпусков по болезни. Однако распространено мнение, что учащиеся ещё не достигли достаточной зрелости и должны оставаться под определённым контролем или властью — будь то родителей, преподавателей или школьной администрации; поэтому и возникает необходимость в официальном письме-объяснении.

Обычно предполагается, что письмо-объяснение должен подготовить человек, обладающий властью или контролем над учащимся, — как правило, родитель или опекун. В некоторых случаях, когда отсутствие связано с затяжной болезнью, эту роль может выполнить и медицинская справка от врача. Отличные советы о том, как правильно и ясно писать письма в целом, можно найти в популярном Instant Home Writing Kit.

Хотя письмо-объяснение не обязательно должно следовать официальному формату письма, оно всё же должно выглядеть аккуратно и представлять всю информацию организованно. Ниже приведены советы и шаги, которых следует придерживаться при написании письма для объяснения незапланированного отсутствия.

1. Начало работы: Вы можете написать записку от руки, но распечатанный текст из текстового редактора выглядит более официально и лучше подходит для старших учащихся. Начните письмо с указания даты в правом верхнем или левом верхнем углу. Эта дата должна быть датой написания или передачи письма, предпочтительно последней.
2. Адресат: Ниже строки с датой напишите имя человека, которому адресовано письмо. Затем можно указать его должность и краткий адрес. Например: «Кому... г-ну Джонсу... учителю первого класса... школе...» — включая город, в котором находится учреждение. Ниже укажите свой адрес или адрес человека, пишущего письмо, в том же формате. Обычно человек, пишущий письмо, будет авторитетной фигурой в жизни учащегося — родителем или опекуном.
3. Тема: Ниже информации «от» и «кому» напишите тему записки, начиная с «Тема: .....» или «Re: .....», где вы укажете имя учащегося и причину отсутствия. Вы также должны указать дату(ы) отсутствия в теме.
4. Основной текст: Здесь вы подробно опишете — кто, когда и почему — в письме-объяснении. Держите содержание кратким, чётким и ясным, указав только причину отсутствия (прошлого или будущего), соответствующие даты и любые дополнительные действия, если необходимо, которые следует предпринять. Например, это может относиться к пропущенному заданию, домашней работе или тесту, которые учащийся не смог/не может выполнить из-за отсутствия.
5. Заключение: Завершите письмо подходящей формулой прощания — «с уважением» и т. п. — и подпишите письмо. Если незапланированное отсутствие связано с болезнью продолжительностью более трёх дней, также предпочтительно приложить справку от врача с объяснением болезни и необходимого медицинского ухода и внимания.

Из вышесказанного видно, что написать письмо-объяснение на самом деле очень простая задача. Просто убедитесь, что оно краткое и по существу и соответствует политике учреждения в отношении незапланированных отсутствий.