Работодатели могут вести кадровые дела в соответствии с законом, храня общие документы отдельно от медицинских и страховых, сохраняя форму I-9 для проверок и принимая письменную политику конфиденциальности, соответствующую федеральным и местным законам.
Ведение организованных кадровых дел важно для каждой компании. Федеральные и местные законы требуют, чтобы предприятия хранили определенные документы, а правильное ведение документации также позволяет компании лучше оценивать работу сотрудника. Это также может помочь защитить работодателя от ответственности в судебных спорах. Вот краткое руководство о том, как работодатели могут вести кадровые дела в соответствии с трудовым законодательством.
- Заведите на каждого сотрудника два дела — кадровое и прочие документы. Подпишите каждую папку с указанием имени сотрудника (фамилия, имя, отчество). В папку с кадровыми документами поместите все материалы, относящиеся к должностной инструкции сотрудника, листы оценки эффективности работы, договор о предоставляемых льготах, докладные о дисциплинарных взысканиях и табели учета рабочего времени. Будет полезно использовать разделители для каждого типа документов. Храните все кадровые папки сотрудников в надежном месте в алфавитном порядке.
- Храните медицинские документы и страховые формы отдельно. Поместите папки с медицинскими и страховыми записями в отдельные хранилища, вдали от кадровых дел. Медицинские документы должны включать результаты медицинских осмотров, предписанные врачом ограничения по работе, отпуск по болезни, заявления о компенсациях, а также результаты тестов на употребление наркотиков и алкоголя. Закон об американцах с ограниченными возможностями (ADA) устанавливает строгие правила конфиденциальности таких записей. Работодатели, на которых распространяется действие ADA, должны обеспечить надежное хранилище с ограниченным доступом.
- Храните все формы I-9 в одной папке и держите их готовыми к проверке. Заполняйте этот бланк подтверждения права на работу для всех сотрудников, которым Управление гражданства и иммиграционных служб США разрешило работать в Соединенных Штатах. Поскольку государственные органы могут потребовать проверить эти записи, защитите конфиденциальность остальных документов, поместив все формы I-9 в отдельную папку.
- Разработайте письменную политику хранения, доступа и распространения информации о конфиденциальности документов. Чтобы избежать споров и нарушений в ведении документации, а также упростить обучение, процедуры компании по хранению всех записей сотрудников должны быть зафиксированы письменно. В политике должно быть четко указано, кто имеет доступ к определенным файлам. Следует назначить отдел или сотрудника, отвечающего за обработку и ведение всех кадровых документов. Убедитесь, что назначенное лицо хорошо обучено требованиям федеральных и местных законов, касающихся управления документами сотрудников. Работодатели, предоставляющие медицинские страховые планы, также обязаны соблюдать ограничения Закона о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA). Помимо назначения сотрудников для управления документами и разработки политики конфиденциальности, HIPAA также требует, чтобы работодатели создавали способы информирования сотрудников об их правах на конфиденциальность.
После того как вы создали хорошую систему хранения, ведение кадровых дел сотрудников больше не будет утомительной задачей. Рекомендуется периодически пересматривать и проверять эти документы, чтобы избавляться от ошибочной, не относящейся к делу или устаревшей информации. Поскольку законы различаются в разных штатах, полезно хранить копию местных законов о ведении документации в месте, где находятся все ваши записи.
Ведение кадровых дел сотрудников без нарушения трудового законодательства
Работодатели могут вести кадровые дела в соответствии с законом, храня общие документы отдельно от медицинских и страховых, сохраняя форму I-9 для проверок и принимая письменную политику конфиденциальности, соответствующую федеральным и местным законам.
Ведение организованных кадровых дел важно для каждой компании. Федеральные и местные законы требуют, чтобы предприятия хранили определенные документы, а правильное ведение документации также позволяет компании лучше оценивать работу сотрудника. Это также может помочь защитить работодателя от ответственности в судебных спорах. Вот краткое руководство о том, как работодатели могут вести кадровые дела в соответствии с трудовым законодательством.
- Заведите на каждого сотрудника два дела — кадровое и прочие документы. Подпишите каждую папку с указанием имени сотрудника (фамилия, имя, отчество). В папку с кадровыми документами поместите все материалы, относящиеся к должностной инструкции сотрудника, листы оценки эффективности работы, договор о предоставляемых льготах, докладные о дисциплинарных взысканиях и табели учета рабочего времени. Будет полезно использовать разделители для каждого типа документов. Храните все кадровые папки сотрудников в надежном месте в алфавитном порядке.
- Храните медицинские документы и страховые формы отдельно. Поместите папки с медицинскими и страховыми записями в отдельные хранилища, вдали от кадровых дел. Медицинские документы должны включать результаты медицинских осмотров, предписанные врачом ограничения по работе, отпуск по болезни, заявления о компенсациях, а также результаты тестов на употребление наркотиков и алкоголя. Закон об американцах с ограниченными возможностями (ADA) устанавливает строгие правила конфиденциальности таких записей. Работодатели, на которых распространяется действие ADA, должны обеспечить надежное хранилище с ограниченным доступом.
- Храните все формы I-9 в одной папке и держите их готовыми к проверке. Заполняйте этот бланк подтверждения права на работу для всех сотрудников, которым Управление гражданства и иммиграционных служб США разрешило работать в Соединенных Штатах. Поскольку государственные органы могут потребовать проверить эти записи, защитите конфиденциальность остальных документов, поместив все формы I-9 в отдельную папку.
- Разработайте письменную политику хранения, доступа и распространения информации о конфиденциальности документов. Чтобы избежать споров и нарушений в ведении документации, а также упростить обучение, процедуры компании по хранению всех записей сотрудников должны быть зафиксированы письменно. В политике должно быть четко указано, кто имеет доступ к определенным файлам. Следует назначить отдел или сотрудника, отвечающего за обработку и ведение всех кадровых документов. Убедитесь, что назначенное лицо хорошо обучено требованиям федеральных и местных законов, касающихся управления документами сотрудников. Работодатели, предоставляющие медицинские страховые планы, также обязаны соблюдать ограничения Закона о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA). Помимо назначения сотрудников для управления документами и разработки политики конфиденциальности, HIPAA также требует, чтобы работодатели создавали способы информирования сотрудников об их правах на конфиденциальность.
После того как вы создали хорошую систему хранения, ведение кадровых дел сотрудников больше не будет утомительной задачей. Рекомендуется периодически пересматривать и проверять эти документы, чтобы избавляться от ошибочной, не относящейся к делу или устаревшей информации. Поскольку законы различаются в разных штатах, полезно хранить копию местных законов о ведении документации в месте, где находятся все ваши записи.
Ведение кадровых дел сотрудников без нарушения трудового законодательства
By russiatips
Работодатели могут вести кадровые дела в соответствии с законом, храня общие документы отдельно от медицинских и страховых, сохраняя форму I-9 для проверок и принимая письменную политику конфиденциальности, соответствующую федеральным и местным законам.