Правильный деловой этикет и манеры на совещаниях

Правильный деловой этикет и манеры на совещаниях

Используйте правила этикета, чтобы преуспеть во время совещаний на рабочем месте.

Деловой этикет — это по сути простой здравый смысл, требующий лишь немного практики.

Конечно, мы все можем определить, чего делать не стоит при планировании совещания и/или участии в нем, но часто нам действительно нужен свод рекомендаций или правил этикета о том, как сделать это успешно. Вот несколько полезных советов по деловому этикету.

Участие в совещании:

1. Приходите вовремя. Всегда прибывайте за несколько минут до начала совещания. Это говорит об уважении к организатору встречи и показывает, что вы организованы.
2. Будьте готовы. Перед совещанием обязательно ознакомьтесь с любыми сопутствующими материалами или изучите регламенты и процедуры, которые будут рассматриваться. Вы сможете гораздо лучше внести свой ценный вклад.
3. Принесите блокнот и ручку. Хорошие манеры требуют уделять выступающему всеобщее внимание. Даже если вы не сделаете ни единой записи, это покажет, что вы заинтересованы в повестке дня и серьезно относитесь к своей роли на встрече.
4. Участвуйте. Когда председатель просит высказать мнение и вы чувствуете, что вам есть что добавить, обязательно сделайте это. Также задавайте вопросы.
5. Будьте вежливы и внимательны. Никогда не вступайте в разговоры между собой во время совещания и будьте учтивы с тем, кто выступает в данный момент. Слушайте то, о чем говорят, и боритесь с желанием с кем-либо спорить.
6. Ведите себя профессионально. Совещания — отличная возможность дать понять людям, что вы серьезны и вам есть что предложить. Если вы демонстрируете правильный этикет и манеры, это послание будет передано. Используйте эту возможность, чтобы продемонстрировать свои знания и понимание.
7. Поблагодарите председателя. Это такая мелочь, но поблагодарить человека, организовавшего встречу, — не только проявление хорошего этикета, но и знак уважения.

Проведение совещания:

1. Планируйте заранее. Если вы отвечаете за созыв совещания, спланируйте все заранее перед рассылкой уведомлений. Убедитесь, что приглашены все заинтересованные стороны.
2. Составьте четкую повестку дня. В приглашении на совещание четко укажите повестку. Перечислите пункты действий и попросите участников прийти подготовленными к обсуждению этих вопросов. Приложите сопутствующую документацию для ознакомления и запросите отзывы.
3. Установите лимит времени. В современной бизнес-среде все заняты. Устанавливая четкий лимит времени, вы показываете, что уважаете как потребность ваших коллег в тайм-менеджменте, так и свою собственную.
4. Одевайтесь профессионально. Вы хотите, чтобы к вам относились серьезно, и внешний вид имеет значение. Даже если сегодня «пятница в свободном стиле», носите подходящую деловую одежду.
5. Поощряйте пунктуальность. Никогда не опаздывайте на собственное совещание! Подайте пример и планируйте оказаться в комнате за несколько минут до начала.
6. Управляйте совещанием. Придерживайтесь повестки дня и следите за временем. Вежливо пресекайте разговоры в стороне и следите за тем, чтобы у каждого была возможность высказаться. Продвигайтесь по повестке дня, но не настолько быстро, чтобы упустить ключевые моменты. Если совещание отклоняется от темы, напомните группе о текущей повестке дня и предложите обсудить не относящиеся к делу вопросы в другое время.
7. Избегайте мелочных придирок и споров. Сохраняйте спокойствие и дипломатичность, как бы ни накалялась дискуссия. Это продемонстрирует группе ваши хорошие манеры.
8. Подведите итоги. В конце совещания суммируйте пункты действий и, если необходимо, назначьте новую встречу.
9. Проведите работу над ошибками. Как только совещание закончится, свяжитесь со всеми участниками. Отправьте список запланированных мер, принятых решений и вопросов, которые остались открытыми. Поблагодарите людей за уделенное время и запросите обратную связь.

Теперь вы на верном пути! Подумайте о прохождении нескольких онлайн-курсов по бизнесу, чтобы узнать другие отличные советы.